不用品を処分して、心も空間もスッキリ暮らすための断捨離。実際にやるとなると大変そうですが、探し物をする時間がなくなったり掃除が楽になったりとメリットは大きいですよね。
今回は、広報紙の記事を断捨離してみようというお話です。
広報紙の記事を断捨離をするメリット
広報紙を発行するからには、できるだけ多くの人に読んでもらいたいと思うものですが、ひとつの広報紙に色々な読者層に向けた情報をあれもこれも掲載しようとすると、ページ数が増えて印刷代がかさんでしまったり、ページ数を増やさない場合はひとつの記事あたりの情報量が少なくなってしまいます。読み手の気持ちを考えてみると、自分に関係のない情報が多く載っている広報紙は、読んでいてあまり面白いとは感じられないのではないでしょうか。
せっかく広報紙を発行するのなら、そんな事態は避けたいですよね。広報紙の記事を断捨離すれば、読み手にとって興味の低い記事が減り、必要な情報がしっかり書かれた読みごたえのある広報紙を作ることができます。広報紙を会員への伝達事項や会員募集、センターの紹介など複数の目的で使っているセンターさんは、ぜひ読者ごとに媒体を分けて発行することを検討してみてください。まずは「会員」「発注者」「地域の方々」のように大雑把でも構いません。
全方向に向けた広報紙は、誰にも刺さらないってことか.......。
慣れてきたら「お仕事していない地域の高齢女性」のように、より具体的な対象をイメージしてみるのもオススメですよ。
断捨離の手順
広報紙の断捨離は、複数人でやると個人の思い込みに気づけたり新しいアイデアが生まれやすいので、広報委員会などの機会を使ってやってみてください。
記事を書き出す
過去の広報紙や発行物を見ながら、普段どんな記事を掲載しているかを書き出します。新たに掲載したい記事のアイデアがあれば、それも書き出しましょう。
誰に向けた記事か考えてタグ付け
各記事が誰に向けたものなのか考えて、付箋などでタグ付けしましょう。
媒体ごとに記事を割り振る
媒体ごとに読者を設定し、タグ付けした記事を振り分けます。このとき発行頻度も考慮しましょう。媒体の発行頻度に合わない記事は、臨時増刊号やHP上に掲載、メール配信など別の方法で発信できないか検討します。
これまで広報紙に載せてた訃報や理事会報告は、事務局だよりで伝えることにするよ。
これで広報紙のページ数は減らせるし、会員へはタイムリーに情報提供できるようになるね。
「伝えたい情報を伝えたい人に」も大事ですが、情報が多すぎるとかえって伝わらないので「伝える必要のない情報は省く」ことも重要ですね。
